Модуль - "Електронний документообіг"

Модуль «Електронний документообіг» призначений для обміну документами в електронному вигляді з контролюючими органами (наприклад, реєстрація податкових накладних у ЄРПН) та контрагентами (обмін рахунками, актами та податковими накладними). Основні завдання модуля: економити ваш час, робити бізнес-процеси у вашій компанії ефективнішими, а її імідж на українському та міжнародному ринках — кращим.

З модулем «Електронний документообіг» Ви зможете за лічені секунди реєструвати податкові накладні (з 01.01.2015 обов'язкова реєстрація всіх податкових накладних – згідно Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України» №4309а від 21.07.2014). Також модуль дозволить назавжди забути про довгий і незручний цикл засвідчення первинних документів та їх доставку контрагентам.

Переваги електронного документообігу з модулем «Електронний документообіг»:

• впевненість у справжності документа – підтверджена законодавством України;
• контроль процесу обміну електронними документами на всіх етапах;
• гарантія доставки електронних документів адресату та отримання відповіді;
• економія коштів (папір, картриджі для принтера, поштові марки та конверти, послуги кур'єра, простір для архіву);
• підвищення ефективності бізнес-процесів за рахунок скорочення часу на обмін документами;
• простість та зручність у використанні (досить базових знань роботи з комп'ютером);
• надійність, підтверджена досвідом обміну електронними документами провідними компаніями по всьому світу;
• соціальна та екологічна відповідальність як частина позитивного іміджу Вашої компанії.

Ефективно 

Більшість ваших контрагентів вже впровадили електронний документообіг – програмою «M.E.Doc» та сертифікатами електронного цифрового підпису (ЕЦП) користуються бухгалтери та керівники понад 500 тис. підприємств в Україні. Тому насолоджуватися перевагами модуля «Електронний документообіг» Ви зможете одразу.

Вигідно

Ви зможете раз і назавжди викреслити зі списку регулярних витрат компанії папір та картриджі для друку документів, послуги пошти або кур'єра. Лише на скороченні видатків паперу офіс на 30 співробітників економить від 9 тис. грн. на рік, а вигода великих компаній вимірюється сотнями тисяч гривень. Наприклад, одна з найбільших телекомунікаційних компаній завдяки переходу на електронний документообіг заощаджує близько 2 млн. аркушів паперу на рік, а це в грошовому еквіваленті. майже 250 тис. грн.

Безпечно

Під час роботи з комп'ютерною програмою «M.E.Doc» Ваші документи надійно захищені від несанкціонованого втручання. Обмін первинними документами відбувається у зашифрованому вигляді з використанням електронного цифрового підпису ЦСК «Україна», національного лідера за показником безпеки. Ключі є унікальним набором символів, які не можуть бути підібрані або скопійовані та є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником електронного ключа. Сама програма «M.E.Doc» є надійним засобом ЕЦП, визнаний експертизою Державною службою спеціального зв'язку та захисту інформації (ДСССЗІ).

Законно

Обмін первинними документами в електронному вигляді, а також реєстрація податкових накладних через Інтернет регламентовані низкою законів України, тому ви можете без сумнівів або побоювань використовувати всі можливості системи «M.E.Doc».

Закон України «Про електронний цифровий підпис» №852-IV від 22.05.2003

«Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (друку)».

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV від 22.05.2003

«Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора».

«Юридична сила електронного документа не може заперечуватися виключно тому, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України» №4309а від 21.07.2014

«Податкова звітність з податку на додану вартість подається до контролюючого органу всіма платниками в електронній формі з дотриманням умов щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством».

Просто

Обмін електронними документами — це не тільки економно та зручно, але й надзвичайно просто. Вам необхідно зробити лише 3 простих кроки!

Крок 1. Переконатися в наявності необхідних інструментів: модуля «Електронний документообіг» та електронного цифрового підпису (наприклад, ЦСК «Україна»).

Якщо у Вас немає коду доступу до модуля «Електронний документообіг», необхідно його отримати, сплативши рахунок на цій сторінці.

Крок 2. З'ясувати, чи встановлений у Вашого контрагента модуль «Електронний документообіг».

Це можна зробити за допомогою комп'ютерної програми «M.E.Doc»:

Довідник «Контрагенти» → меню «Правка» → «Оновити дані для Документообігу»

У разі, якщо у контрагента не встановлений модуль «Електронний документообіг», він все одно може прийняти від вас документи, проте не має можливості редагувати їх або відправляти самостійно. Запропонуйте встановити модуль.

Крок 3. Надіслати своїм контрагентам лист-повідомлення про те, що ви обмінюєтеся всіма первинними документами в електронному вигляді.

Зразок листа: «Первинні документи» → «Реєстр первинних документів» у меню «Файл» → «Створити»

Також рекомендуємо додати в договір зі своїм контрагентом пункт про нову схему обміну первинними документами. Якщо договір було підписано раніше, внести зміни через додаткову угоду

Найпоширеніший варіант:

Сторони погоджуються, що рахунки, акти та податкові накладні за послуги або товари, отримані за цим Договором, будуть надані виключно в електронному вигляді, складені згідно з чинним законодавством про електронні документи, електронному документообігу та електронному цифровому підпису, із заповненням усіх обов'язкових реквізитів та накладенням електронного цифрового підпису уповноваженої особи та друку.

Соціально свідомо

Економічна ситуація в Україні на даний момент надзвичайно складна. В умовах, коли навіть найбільші компанії змушені йти на скорочення витрат, економія коштів на папері, картриджах та послугах пошти за рахунок використання модуля «Електронний документообіг» дозволить зберегти робочі місця для українців та підтримати економіку країни загалом. Зараз, коли нашій країні як ніколи потрібна підтримка кожного свідомого громадянина, ми вважаємо за свій обов'язок зробити все можливе для покращення ситуації та запрошуємо вас приєднатися до соціальної місії команди «M.E.Doc».