Законность ЕДО — все, что важно знать об электронных документах от экспертов M.E.Doc

Недавно на нашем YouTube–канале — ЕДО talks, появилось новое видео о законности ЭДО в Украине. Предлагаем подробнее рассмотреть все, что рассказали наши эксперты во втором выпуске об электронном документообороте.

Как известно, в настоящее время бизнес предоставляет налоговую отчетность в электронном виде, а также электронные накладные давно стали электронными. Однако до сих пор компании продолжают вести первоначальную документацию на бумаге. Хотя его тоже можно оформлять в электронном виде, ведь для этого есть все законные основания. В частности, об этом свидетельствует позиция государства и налоговых органов, представленная в соответствующих официальных документах.

Законность ЭДО

Да, государство регламентирует электронный документооборот тремя основными законами: «Об электронных документах и ​​электронном документообороте», «Об электронных доверительных услугах» , а также, поскольку мы говорим о первичных документах, то учитываем и «Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

Согласно всем вышеуказанным нормативно-правовым документам предлагаем вам рассмотреть общую картину ведения электронного документооборота и хранения электронных документов с юридической стороны.

В соответствии со ст. 5 «Закона об электронных документах и ​​электронном документообороте» — электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

В этом же законе сказано: «Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Визуальной формой представления электронного документа является отображение содержащихся в нем данных электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

Итак, эта статья закона нам говорит о том, что е-документ может передаваться в электронной форме, а его визуализация (pdf) может быть, как в электронном, так и в бумажном виде.

В разделе втором ст. 7 этого закона сказано: «Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора, или подписью приравненной к собственноручному».

В этом же разделе дается разъяснение относительно вопроса необходимости создания документа, как в бумажном виде, так и в электронном. Звучит оно так: «Если автором создаются идентичные по документальной информации и реквизитам электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу».

Итак, как видим, первичные документы как бумажные, так и в электронные, будут иметь одинаковую юридическую силу при условии наличия у них обязательных реквизитов.

Какие реквизиты следует считать обязательными в первичном документе?

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичный документ обязательно должен содержать следующую информацию:

• название документа (формы);
• дату создания;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Сейчас законодательство не дает полного перечня первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, а некоторые основные виды первичных документов не имеют утвержденной формы.

Среди основных первичных документов можно выделить следующие:

• расходная накладная (форма не утверждена);
• товарно-транспортная накладная (Форма утверждена приказом Минтранса от 14.10.1997 г. №363);
• акт приемки выполненных работ (услуг) (форма не утверждена);
• кассовые ордера (доходный и расходный) (Формы утверждены постановлением НБУ 29.12.2017 г. №148);
• счет-фактура (инвойс) (форма не утверждена);
• бухгалтерская справка (Форма приведена в Методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г. №356).

В случае, когда форма первичного документа не утверждена, предприятие вправе его разработать самостоятельно. Главное требование – форма должна содержать все обязательные реквизиты! Вы с легкостью сможете создать собственную форму первичного документа (собственный шаблон) для обмена с контрагентами с помощью программы M.E.Doc, в которой разработан Конструктор шаблонов.

Внедрение ЭДО на предприятии

Основные шаги, которые следует предпринять предприятию для того, чтобы перейти на электронный документооборот:

1. Разработать собственную инструкцию по делопроизводству, руководствуясь положениями «Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение».
2. Получить КЭП. Для ведения ЭДО не нужно получать отдельный ЭП, то есть если вы уже раньше подавали отчетность в электронном виде с помощью КЭП, то этот самый ЭП подойдет и для обмена первичными документами.
3. Выбрать программное обеспечение с помощью которого возможно наложение КЭП на документы и их отправка контрагентам. Обратите внимание — если вы ведете учет компании в определенной учетной системе, то система для документооборота обязана интегрироваться в вашу ОС. Это поможет облегчить работу с электронными документами.
4. Заключить договоры или дополнительные соглашения с контрагентами, в которых в соответствии со ст. 207 Гражданского кодекса Украины, нужно подтвердить предоставление согласия на использование КЭП.

Напомним, что компания Linkos Group предлагает программные продукты для документооборота, способные удовлетворить потребности предприятия на каждом из уровней. Это может быть десктоп-решение — программа M.E.Doc, облачный сервис СОТА или решения для пользователей 1С “Предприятие” — FlyDoc.

Больше подробно обо всех программных решениях вы можете просмотреть в предыдущем вебинаре нашего YouTube–канала — ЕДО talks.

Обратите внимание — на электронных документах, подписанных ЭП должна проставляться метка времени согласно обновленному закону «Об электронных доверительных услугах». За такую ​​функцию отвечает именно программное обеспечение, которое вы выбрали для ведения документооборота.

Для чего нужна метка времени?

• метка времени подтверждает существование такого документа на момент его подписания;
• оно позволяет сохранить актуальность наложенного на документ сертификата ЭП.

Если вы подписали документ ЭП без отметки точного времени, то такой документ будет считаться недействительным по окончании действия вашего сертификата.

Если же вы использовали метку времени при наложении ЭП, и тогда ваша е-подпись была действительной, то по окончании действия сертификата е-документ будет считаться действительным.

Любой программный продукт от компании Linkos Group в автоматическом режиме проставляет отметку точного времени при подписании документа.

Просмотреть полностью второй вебинар об ЭДО от экспертов YouTube & канала ЭДО talks вы можете прямо сейчас по ссылке.

А мы тем временем готовим для вас следующее видео, в котором вы узнаете имя победителя, который получит возможность бесплатно пользоваться программой M.E.Doc в течение целого года.

Рекомендуем подписаться на канал ЭДО talks, чтобы не пропустить новые интересные видео.