Электронный документооборот: техническая сторона вопроса и наглядные примеры

Тип статьи:
Авторская

Владимир САВЧУК, консультант по внедрению электронного документооборота


Электронный документооборот — это перспектива ведения почти всех бизнес-процессов в Украине. Внедрить его на своем предприятии уже сегодня — значит приблизить будущее. Иногда для принятия подобного решения необходимо понять механизм самого процесса. Мы объясним, за счет чего достигается высокая степень надежности передачи электронных документов посредством программы «M.E.Doc», и на примерах покажем, как работать с электронными документами. Вы убедитесь сами, что в этом нет ничего сложного!


Механизм работы с электронными документами


Зачастую представленное на рынке программное обеспечение предполагает обмен документами посредством электронной почты. Но такая система имеет ряд минусов. В частности, нужно знать электронную почту контрагента и следить за тем, не изменилась ли она. А получатель должен быть уведомлен об отправке важных документов, чтобы проконтролировать их получение, ведь письмо может не дойти или, как часто бывает, попросту попасть в спам. То есть при таком документообороте все равно придется тратить время на постоянную коммуникацию с контрагентом. В то время как процесс электронного документооборота посредством программы «M.E.Doc» обеспечивается с помощью специальной разработки — сервера электронного документооборота.


Сервер электронного документооборота


Это специальный сервер, который создан для повышения уровня надежности и защиты передачи информации. Доступ к документам на сервере возможен только после входа с использованием действующего сертификата электронной цифровой подписи. А идентификация контрагента по уникальному сочетанию полей ЕГРПОУ и кода филиала исключает возможность попадания документа к посторонним лицам.


Кроме того, сервер электронного документооборота способствует ускорению процесса обмена документами между пользователями. Доставка документа происходит автоматически при приеме почты в программе. При этом не нужно знать электронную почту получателя, связываться с ним и ждать ответного письма на e-mail. Да и при смене электронного ящика никого уведомлять об этом не нужно, сервер сам знает, кому необходимо передать документ.


Процедура обмена документами между контрагентами


Для наглядности рассмотрим этот процесс на примере создания, отправки и согласования одного из наиболее часто используемых первичных документов — акта выполненных работ. Существует несколько способов его создания в программе «M.E.Doc», с двумя из которых мы ознакомимся.


Первый способ создания акта таков: из главного меню программы нужно войти в раздел Первинні документиРеєстр первинних документів. Потом выбрать команду Файл/Створити/Первинний документ (см. рис.1).



В открывшемся окне Створення звіту необходимо выбрать нужный первичный документ и нажать кнопку Створити.

Реквизиты вашего предприятия программа заполнит автоматически. Заполнение остальных полей, которые касаются реквизитов контрагента, номенклатуры товаров, единиц измерения и прочих данных, в программе происходит с помощью справочников.


Далее по аналогии с любым бумажным документом на заполненный электронный документ накладывается цифровая подпись путем выбора Наступні діїПідписати документ.


После чего заполненный и подписанный документ можно отправлять на согласование контрагенту, которому он предназначен. Для этого выберите Наступні діїВідправити контрагенту.


Создание акта на основе исходного документа вторым способом происходит следующим образом. Выберите в разделе Реєстр первинних документів, к примеру, счет, на основании которого необходимо создать акт. Среди команд меню Файл/Створити




на основі из выпадающего списка нужно выбрать Створити Акт на основі Рахунка (см. рис.2):


Создаваемый документ откроется в отдельной вкладке. Поля акта заполняются автоматически на основе данных, внесенных в исходный документ, которым в данном примере является счет.


Так же, как и в первом варианте, теперь отправляем документ на согласование контрагенту, выбрав Наступні діїВідправити контрагенту.


Как видите, второй способ облегчает работу бухгалтера и способствует экономии времени за счет отсутствия процессов создания, заполнения и редактирования первичных документов.


Согласование первичного документа


Контрагент-получатель получит документ при проверке корреспонденции, которая предусмотрена в программе. При этом он должен дать ответ контрагенту-отправителю о том, принимает он документ, отклоняет его или же редактирует и отправляет обратно (cм. рис.3).


Если документ утвержден, значит, он принят и будет отправлен в программу отправителю. Если же в приеме решено было отказать, необходимо указать причину такого решения и отправить документ на доработку. Для этого программой «M.E.Doc» даже предусмотрены стандартные шаблоны ответов (см. рис.4).



Также получатель может отредактировать документ, и при этом он становится его создателем. То есть контрагенты меняются ролями. И в этот раз при отправке документа уже у контрагента, который создал его изначально, будет возможность принять, редактировать или отклонить документ, опять-таки с указанием причины.


Когда с первого раза или после внесения корректировок документ согласован (выбрано действие Затвердити документ), он попадает в реестр первичных документов. Это значит, что работа над ним завершена, и он защищен от дальнейших изменений. В таком виде он хранится в программе на случай проверки или же дальнейшего подтверждения договоренностей с контрагентом.


Итак, мы познакомили вас с законным, простым и удобным механизмом электронного документооборота. Теперь вы знаете, как это происходит, с помощью каких способов и технологий он реализуется. А повышать ли эффективность работы своего предприятия и с помощью каких инструментов — решать вам!

RSS
Нет комментариев. Ваш будет первым!